Olet sivulla: Home > Palvelut > Valmennus > Kehitysprojekti: Helga, Haaga-Helian opiskelijakunta

Kehitysprojekti: Helga, Haaga-Helian opiskelijakunta

Uuden strategian johdolla ja organisaatiouudistuksen ansiosta voimme saavuttaa Helgassa enemmän samoilla rajallisilla resursseilla.  –pääsihteeri

 

Kuinka opiskelijakunnan toiminnasta tuli sekä suunnitelmallista että joustavaa

 

Opiskelijakunnan tehtävä on opiskelijoiden edunvalvonta ja palveluiden tuottaminen opiskelijoille. Tehtävän toteuttamista Helgassa jarrutti epävakaasti toimiva organisaatio, joka kulutti sekä työntekijöiden että luottamustoimijoiden voimavaroja. Työnjako oli epätasaista ja epäselvää, minkä vuoksi työskentely oli yksinäistä ja stressaavaa. Organisaation eri osien väliset aiemmilta vuosilta periytyneet kaunat jarruttivat työskentelyä. Lisäksi toiminnalta tuntui puuttuvan selvä suunta, kun sitä ohjattiin lähinnä kunkin vuoden hallituksen kiinnostusten pohjalta pitkäjänteisemmän suunnittelun sijaan. Kaikkiaan organisaatio toimi lyhyellä tähtäimellä ja epävarmasti.

Tilanteen korjaamiseksi Helga käynnisti organisaation kehitysprojektin, jonka tueksi tulivat Eetanetin järjestövalmentajat Miika Toivanen ja Petri Toikkanen. Tarkoituksena oli organisaation prosessien, rakenteiden, tavoitteiden ja organisaatiokulttuurin muuttaminen päätehtävää tukeviksi vuosien 2015–2016 aikana.

Prosessi oli olennainen aktiivien sitouttamisen kannalta. Asioita ei voi muuttaa niin, että muutama kokeneempi päättää, miten tehdään jatkossa, sillä se ei riitä muuttamaan organisaatiokulttuuria.  pääsihteeri

 

Projektissa Helgan väki rakensi valmentajien tuella toimintaa ohjaavan strategian ja ydintehtäviin keskittymistä auttavan laatujärjestelmän. Strategian jalkautusta eli pitkän tähtäimen tavoitteiden saavuttamista tukemaan rakennettiin uusi organisaation toimintamalli.

Strategiassa määriteltiin toiminnan painopisteet ja tavoitteet seuraaville vuosille. Helga päätti panostaa vuosina 2016–2018 vahvasti edunvalvontaan ja nostaa palveluidensa laatua. Yhteisön laajenemista päätettiin tavoitella madaltamalla rajoja organisaation sisällä, ja tavoitteeksi otettiin, että koko Haaga-Helian opiskelijayhteisö monine järjestöineen saadaan mukaan yhteiseen tekemiseen. Strategiassa korostettiin myös vapaaehtoisten osallisten toiminnasta saaman arvon tärkeyttä.

Strategia ottaa hyvin huomioon lähtökohdan ja Helgan historiallisen kehityskulun, halutut tavoitetilat ja ympäristöstä tulevat todennäköiset muutospaineet ja kehityskulut. Strategia antaa hyvän mahdollisuuden muutokseen seuraavan kolmen vuoden aikana. valmentaja

 

Strategian kanssa rakennettu laatujärjestelmä on käytännön työkalu strategian mukaiseen toimintaan ja sujuvampaan työskentelyyn. Se auttaa käytännön tehtävien toteuttamisessa. Laatujärjestelmään kuvattiin toiminnan prosessit tehtävien kulun ja niihin liittyvien vastuiden näkökulmasta. Kirjalliseen muotoon kuvattuna prosesseja on helpompi viestiä, johtaa ja – mikä tärkeintä – kehittää.

Strategian mukaisesti organisaatiota lähdettiin kehittämään uuden organisaatiomallin kautta. Uuden mallin haluttiin kannustavan yhteistyöhön, yhteisvastuullisuuteen ja toimivampaan työnjakoon. Tiimimallia varten hallitus jaettiin kahteen tiimiin: edunvalvontaan (Eva) ja palvelutoimintaan (Pata). Malli sisältää nykyaikaisen johtamiskäsityksen, jossa korostetaan ihmisten ja tiimien itseohjautuvuutta sekä tiimitason laajaa autonomiaa. Tiimimallin lisäksi työntekijöiden toimenkuvat uudistettiin tukemaan paremmin vapaaehtoistoimintaa ja työntekijöiden asiantuntijatiedon tuottamista.

Aiempi organisaatiorakenne ei tukenut yhteistyötä vaan oli yksilökeskeinen, kun taas nykyiseen yhteistyö on sisäänrakennettuna ja suunta on yhteinen – tiimin yhteinen, ei joka tiimiläisellä omansa. hallituksen jäsen

 

Tiimimallin kanssa rinnan kulkenut toimenkuvien muutos onnistui upeasti. Kaikki työntekijät olivat muutoksiin tyytyväisiä, samoin hallitus. Työntekijät tietävät nyt paljon paremmin, mitä heiltä odotetaan ja mikä on heidän oma tehtäväkenttänsä. He myös kokevat päässeensä mukaan suunnittelutyöhön ja tavoitteiden asettamiseen paljon entistä mallia paremmin.  valmentaja

 

Kehitysprojektin edetessä muutettiin isojen kokonaisuuksien ohessa myös monia yksittäisiä käytäntöjä, millä pystyttiin tukemaan kokonaismuutosta. Esimerkiksi käytössä ollut toimintasuunnitelma oli tyypillinen järjestöjen toimintasuunnitelma. Se kuvasi seuraavan vuoden operatiivisen toiminnan osin väljästi, osin liiallisen tarkasti. Toimintasuunnitelman rakenne uudistettiin strategiseksi, mikä auttaa strategian jalkautuksessa, terästää edustajiston roolia ylimpänä strategisena päättäjänä ja vapauttaa hallituksen suunnittelemaan toiminnan operatiivista tasoa.

Valmentajan arvio: Projekti onnistui saamaan aikaan merkittävän muutoksen organisaatiossa – muutoksen, jonka kaikki organisaation jäsenet ovat kokeneet hyvin positiiviseksi. Suunta seuraaville vuosille on nyt selkeä. Laatujärjestelmä auttaa prosessin johtamisessa ja kehittämisessä. Tiimimalli on helpottanut johtamista, lisännyt yhteistyötä, tuonut tavoitteellisuutta, selkeyttänyt tehtävänjakoa ja vähentänyt yksilötason stressiä. Työnjaon kipukohdista todella monet on saatu ratkaistua. Työntekijöiden roolit ovat selkeät ja toimivat. Helgan hallitus ja työntekijät olivat hyvin tyytyväisiä aikaansaannoksiin. Samoin valmentajat kokivat, että projekti oli erinomaisesti onnistunut.

Suurin hyöty on ymmärrys siitä, mitä tehdään, miksi tehdään, mikä meidän päätehtävä on. Ulospäin Helgasta on tullut avoimempi ja pidetympi. Meistä puhutaan nyt tosi myönteiseen sävyyn.  –hallituksen jäsen